作为一个公关人，没有过几场新品发布会，不足以谈人生。熬夜修改方案、与各个部门对接细节、与各方嘉宾沟通、确认各项物料、与团队反复强调重要事项等，都是常规操作，然而活动做完了，自家领导或者甲方却不甚满意，告诉你主题不够明显、内容毫无创意、嘉宾不够咖位、现场视觉效果差、效果不够好等等，你是否欲哭无泪，今天，我们就聊一下，如何打造一场让BOSS满意的新品发布会。
正常来说，一场新品发布会的筹备期要看活动量级，小的要提前半个月，大的要提前三个月甚至更久，提前准备，意味着更加充裕的时间去做好规划和调整，能让方案更加成熟。
第一，时间选择，要考虑到行业因素，特别是竞争对手的新品发布会时间，比如苹果手机每年九月份召开新品发布会，所以为了吸引那些不急着等苹果新品的人，其他厂商就可以把发布会安排在上半年。又比如传统的服装行业，一般是在春夏和秋冬季节之前各举办一场新品发布会，方便众多加盟商预定选款。然后发布会召开时间尽量不要与重要事件和节日重合，以免影响效果。具体时间一般选择在上午10点或下午3点开始，时长控制在1.5-2小时左右。
第二，根据预算和发布会规模提前确定场地，因为越靠后场地所选择的范围越小，毕竟很多场地都需要提前预定和对接，诸如一些大型场馆和酒店，当然，发布会定在自家公司除外。如果发布会有特定的风格和主题，那么还需要寻找与风格相统一的酒店，如果只是注重档次和企业形象而已，那么寻找四星或五星酒店即可，而有些发布会为了制造噱头和点，会选择特定的地点，比如长城、故宫、水立方、鸟巢等知名场所，当然审核程序也会相应繁琐很多。除此之外，还要考虑场所容纳人数、交通便利程度、场地租赁费用、配套设施等。
第三，确定参会人员。包括公司领导、领导、行业嘉宾、记者、行业大V、网红、投资人、合作企业、渠道商、经销商、加盟商等，分为内外部按照姓名首字母排列，方便逐个联系以及现场签到。
第四，确认好参会人员后，就要提前做好邀约，特别是大咖级嘉宾和，是邀约的重点，一方面要确认档期，一方面要达成沟通。一般来说，邀约不一定全是PR部门的工作，有些企业会由董事会秘书进行企业董事和投资人的邀约，然后由具备相关人际资源的高层领导去邀请行业嘉宾，其次，由PR部门去邀请，销售部门去邀请合作企业、渠道商、经销商、加盟商、意向客户等。当然，如果预算够的话，可以委托专业的公关公司，去对接到更丰富更的资源。如果没有联系公关公司，那就很依赖企业平时的业界资源积累和公关形象了。
值得一提的是，笔者邀约方式采用H5邀请函，而不是逐个电话沟通再寄送传统的纸质邀请函，一方面能省事省力，群发效率高的同时还能避免电话，另一方面确实内容更丰富，更有格调。H5邀请函能很好的把主题、时间、地点、嘉宾、流程甚至线图嵌入进去，还能实现文字、音乐、图片、视频的集体展示，插入一段发布会预告视频，加上精心挑选的往届现场图片，效果会加分不少，只有传达出发布会的亮点和价值，才能增加邀约成功率。而且大部门H5邀请函因为嵌入了报名信息表，是能得到邀请方反馈的，方便采集赴约信息，制作签到表，了解参会信息。另外一个细节是，为了防止嘉宾忘记参会导致放鸽子，可以利用易企秀自带的欲女经短信通知功能。
第五，就要策划发布会流程、外围布置、场地布景、暖场视频、物料采购、茶歇会、礼品、新闻通稿等事宜。
新品发布会流程的话一般都大同小异，包括进场签到，会前交流、片头播放、开场表演、主持人开场、嘉宾介绍、CEO致辞、VP致辞、嘉宾致辞、播放大咖、友商、品牌挚友各方祝福视频、新品发布、提问、现场互动、抽、专访、行业论坛、茶歇会、散场结束等。
外围布置的话，常规的包括、气拱门、彩带、气球、易拉宝海报、KT板、会场走廊、电梯口牌等。签到处的设置要注意下，如果人数众多就不要采用人工签到，制作一个签到H5更省事，让嘉宾扫描二维码输入信息出示成功签到的页面即可入场。
场地布景可以考虑3D全息影像，然后LED屏最好租用P4的，而且得是完整大屏，显示效果和现场气势会好很多。其次现场演示的幻灯片就不要使用PPT了，要么使用AE制作，要么keynote，免得档次不够被友商，然后找一个有审美的UI来制作，大字体、简约风、高颜值都是必须的。还有就是现场布置，可以采用场景式的座椅布置，瓶装水换成玻璃瓶装，桌上的传统摆花换成简约花艺等，都是提升逼格的实用操作。
在新品发布环节，主持人可以适当制造悬念和彩蛋，以“揭秘”的形式去撩拨现场和直播观看的观众，还可以适当的DISS下友商或玩梗，在诙谐幽默的气氛中完成新品的演示，并制造热点和噱头。现场互动中的抽环节，可以在屏幕上放置号二维码引导大家扫码进入号菜单参与摇一摇抽，在全场摇手机的过程中活跃现场气氛。
方案策划成型后，为了执行，让让整场发布会运筹帷幄，就需要将各项准备工作、执行人、时间节点列出来，并以小组的形式分配出去，并具体到每个小组的负责人。
只有统筹好各项工作，才能让方案的执行有条不紊地进行，各个小组之间还要做好协作和沟通，按照时间截点去推进各项工作的进度，同时总负责人要不断复核方案的细节，并根据实际情况的变动去进行相应调整，方案的完善无纰漏。
最后，方案的执行中，这一方组员发现问题也不要擅离职守，而是要向总负责人汇报进行解决。一个成功的发布会，除了好的方案外，完美的执行才是重中之重。
发布会结束后，总结工作也很重要，包括的发稿数据、现场来宾人数、重要嘉宾出席情况、直播观看人数、社交声量、舆情反馈、效果、预算花费等，都是需要进行统计并进行相应分析的，并根据发布会各个维度的数据和分析做出合理的改进。
1、新品发布会的稿，要尽可能地召集相关部门的专业人士开会探讨，包括熟悉新品研发的产品经理，能够确认领导的表述是否准确无误；包括法律顾问，领导的表述是否符律规范；包括PR，领导的表述会不会影响到品牌形象和导致树敌甚至招致公关危机。换句话说，领导在发布会上的发言，要经过内部多层验证。
2、采访环节，为了避免尴尬，PR部门要提前与参会的记者朋友做好沟通，明确两类问题，一类是可提问的采访提纲，另一类是回答的问题。
3、发布会也需要重视彩排流程，除了主持人和领导外，还要在产品演示上做好彩排，规避风险。主持人和领导通过观看自己的“彩排”露营，不断优化自己的表演管理、体语效果、语言渲染等，能够提高现场表达效果，PR可以在一旁提出优化。
4、发布会由创始人、CEO主持更加分，在互联网行业，由大佬亲自上阵主持已经相当普遍了，比如库克、马云、余承东、刘强东、罗永浩等。创始人、CEO的出面更具话题属性，也能集中输出企业良好形象，完成个人形象和企业形象的高度绑定，通过创始人、CEO的个人魅力，能够更好的表达新产品的亮点，在大众中留下认知和印象。
5、现场工作人员很重要，要有替嘉宾解决问题的能力。现场工作人员一定要是提前经过专业培训的，要有良好的形象和八面玲珑的话术应对，而且要对可能出现的复杂状况产生精准的判断，并作出相应的反应和协作。同时，面对现场嘉宾的求助，务必要能快速反应，帮助嘉宾解决问题，在这种大型活动中，工作人员的形象其实就是企业公关形象的直观展示。
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